Пример использования Corteos Expenses для реализации клиентского сценария

В этой статье рассмотрим пример реализации клиентского сценария с использованием различных модификаций и компонента Corteos Expenses.

Модификации, применяемые для реализации этого сценария

Показанные здесь настройки и возможности платформы в части клиентского процесса и демонстрируемых опций реализованы с помощью различных модификаций и компонентов платформы, отвечающих за разные функции и предоставляемых на разных условиях:

Use case - пример реализации клиентского сценария

Работа с расходами, связанными с деловыми поездками.

Представим себе кейс, в котором сотруднику необходимо отправиться в командировку, запланировать расходы в ней, а после возвращения отчитаться о них.

Для этого ему потребуется:

• Создать заявку на командировку, рассчитать суточные и запланировать дополнительные траты

• Предварительно согласовать заявку, подобрать и забронировать туристические услуги

• Указать дополнительные параметры поездки и провести финальное согласование заявки

• Оформить услуги, получить проездные документы и при необходимости сформировать нужные печатные формы командировочных документов

• Запросить начисление рассчитанных суточных и аванса

• После возвращения из командировки или в процессе нахождения в ней создать заявку на авансовый отчет

• Отразить в ней суточные, туристические услуги и добавить в нее фактические дополнительные расходы, приложив чеки и/или отчетные документы

• Согласовать заявку на авансовый отчет с ответственными лицами и сформировать нужный пакет печатных форм отчетных документов

Автоматизировать эти процессы сотрудник может с использованием функционала Corteos Platform и ее компонента - Corteos Expenses.

Создание заявки на командировку

При создании заявки на командировку необходимо указать основные ее основные параметры, такие как направление, даты, пассажира и тип поездки (опционально). Все они могут влиять на применяемые правила расчета суточных и на их сумму.

Процесс создания заявки на командировку может быть пройден в интерфейсе Corteos, а может быть осуществлен с помощью интеграции, см. 1. Переход для создания новой командировки.

Расчет суточных

Следующим шагом в процессе создания заявки на командировку является этап расчета суточных.

На этом шаге можно посмотреть разбивку по дням, указать личные дни (на них суточные рассчитываться не буду), а также отредактировать расчет (эта возможность настраивается в правилах расчета суточных).

Планирование дополнительных расходов

Также на этом шаге можно запланировать дополнительные расходы на командировку:

Список доступных к выбору типов расходов настраивается в соответствующем административном интерфейсе.

Рассчитанные суточные и запланированные доп. расходы после создания заявки на командировку будут отражены в заказе с типом “Аванс под отчет“, а также зафиксированы в блоке “Расходы по командировке”.

 Примеры

При необходимости изменения расчета суточных или планируемых доп. расходов пользователь может воспользоваться кнопкой “Изменить параметры”, которая доступна, пока командировка находится в черновике:

Предварительное согласование заявки

В помощью функционала мода “Предсогласование контейнера командировки” можно включить опцию предварительного согласования заявки.

В этом случае в процессе создания контейнера после расчета суточных и перед переходом на страницу командировки пользователю будет предложено отправить заявку на такое согласование:

Если перейти на страницу командировки без запуска согласования, соответствующая подсказка расскажет пользователю о возможных действиях:

После проведения предварительного согласования подсказка изменится, а пользователь сможет добавить услуги в свою командировку и запустить процесс финального согласования:

Факт успешного предварительного согласования фиксируется в виде специального кода из справочника со специальным поведением “Предсогласование контейнера: статус согласования”:

При изменении параметров контейнера, которые влекут за собой изменения в расчете суточных и в запрошенных доп. расходах, ранее полученное предварительное согласование будет отозвано.

Подбор и бронирование услуг

В рамках этой статьи мы не будем подробно останавливаться на процессе подбора туристических услуг и создания заказов на них, т.к. он не отличается от привычного.

Отметим лишь, что за отображение в будущем туристических услуг в заявке на авансовый отчет отвечают настройки, с которым можно ознакомиться в разделе https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8 .

Указание дополнительных параметров, финальное согласование и оформление заявки

После добавления необходимых туристических услуг пользователь запускает финальное согласование командировки. Стоит обратить внимание на возможность привязки к заявке на командировку и к заказам, входящим в нее, различных параметров в виде бюджетных, структурных и иных кодов. Они могут отличаться в зависимости от потребностей клиента и настроек договора. Шаг установки кодов предшествует каждому запуску согласования, если коды были установлены ранее, при повторном запуске значения будут заполнены. Также, в зависимости от настроек, шаг установки кодов может отображаться в процессе создания заявки и пропускаться при запуске согласования, если все коды заполнены.

После успешного согласования командировка и входящие в нее услуги могут быть оформлены.

Запрос начисления аванса

В согласованной или оформленной командировке с помощью функционала мода Запрос аванса на командировку можно сформировать дополнительный почтовый запрос с рассчитанной суммой суточных и запрошенных доп. расходов. Новый функционал мода также позволяет настроить отправку Callback-сообщения о запросе аванса и указать правило показа кнопки на странице командировки. Настройки доступны в “Меню - Расширения - Настройки запроса аванса на командировку”.

Создание заявки на авансовый отчет

К оформленной командировке пользователь может создать заявку на авансовый отчет иди, как она по умолчанию называется в системе - на фактический расход. Функционал Corteos Expenses позволяет гибко настроить, как названия сущностей, кнопок и блоков, так и логику создания заявок и разные сценарии работы с ними. Подробнее с доступными настройками можно ознакомиться в разделе https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8.

Для того, чтобы отчитаться о командировке, т.е. создать, наполнить и согласовать по ней авансовый отчет, у пользователя есть несколько путей:

Воспользоваться кнопкой создания заявки на фактический расход на главной странице или в Меню:

В этом случае пользователь будет направлен на страницу выбора командировки для создания отчета:

Также создать заявку на авансовый отчет пользователь может прямо из командировки, воспользовавшись блоком “Расходы в командировке”. При этом можно как просто создать заявку (1), так и сразу добавить в нее первый расход, воспользовавшись одноименной кнопкой (2):

Созданная заявка на авансовый отчет будет связана с командировкой, в нее добавятся тревел-услуги (если это предусмотрено настройками) и рассчитанные ранее суточные:

Состояние блока “Расходы в командировке” на странице командировки изменится - вместо кнопки создания появится кнопка перехода в заявку на авансовый отчет, а также появится кнопка запуска согласования расходов:

Добавление фактических расходов

Добавление расходов в авансовый отчет возможно как со страницы командировки (см. выше), так и из самой заявки:

При добавлении расхода пользователю необходимо будет указать тип расхода, форму оплаты, внести комментарий и добавить файл чека или отчетного документа (обязательность внесения комментария и добавления файла регламентируется настройками):

Если не используется функционал автоматического распознавания чеков, или чек не загружен/не распознан, пользователю необходимо будет внести детали расхода на втором шаге:

Если чек распознан автоматически, вносить сумму, дату и номер документа не нужно, этот шаг будет пропущен.

При необходимости к каждому расходу можно различные параметры. В этом случае в процессе добавления расхода пользователь будет предложено указать значения этих кодов:

Подробнее о привязке параметров к расходам и о других возможностях использования кодов можно ознакомиться в разделе https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2.

Добавленные расходы будут отражены в заявке на авансовый отчет и в блоке “Расходы в командировке”, причем в последнем также будет отмечен факт превышения фактических доп. расходов над планируемыми, если это применимо для конкретного кейса:

Добавленные расходы можно удалить или отредактировать, пока не запущено согласование расходов.

А для пользователей, которым присвоен структурный код со специальным поведением “EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему” доступность редактирования расходов остается и в других статусах. См. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2.

Согласование заявки и формирование печатных форм

Заявки на расход можно согласовывать с помощью мода Авторизация командировок, используя все его привычные возможности. При запуске согласования отображается страница установки кодов заявки, где также дублируются коды конкретных расходов:

Стоит обратить внимание на возможности использования кодов со специальным поведением для настройки специальных маршрутов согласования и подготовки нужных печатных форм. См.https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2.

Для заявок на расходы, в том числе для заявки на авансовый отчет возможна подготовка своих печатных форм с помощью мода Настраиваемые командировочные документы.

Работа с заявкой после согласования (опционально)

Примером реализации дополнительных клиентских сценариев могут служить следующие возможности, доступные для работы с заявками на расход после их оформления.

Оригиналы документов

Если в договоре настроен справочник бюджетных кодов со специальным поведением “EMS: Статус получения оригиналов” (см. подробнее https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2), после оформления заявки на фактический расход в ней становится доступен блок индикации статуса получения оригиналов документов.

Этот блок позволяет визуализировать и зафиксировать в заявке факт получения оригиналов документов по ней по команде пользователя с определенными правами.

Название блока и кнопки настраиваются в административном интерфейсе, см. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8. Поля “Статус документов” и “Документы не получены” - это название справочника и кода из него соответственно.

Кнопка доступна только пользователям со структурным кодом, которому присвоено специальное поведение “EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему”. По умолчанию заявке присвоен код, говорящий об отсутствии оригиналов, а после нажатия на кнопку код меняется:

Индикация получения оригиналов также присутствует в общем списке заявок:

Подтверждение выгрузки во внешнюю систему

Если в договоре настроен справочник бюджетных кодов со специальным поведением “EMS: Статус отправки во внешнюю систему” (см. подробнее https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2), после оформления заявки на фактический расход в ней становится доступен блок индикации статуса выгрузки заявки во внешнюю среду.

Этот блок позволяет визуализировать и управлять процессом добавления заявки в реестр, который клиент может выгрузить по API. См. подробнее Интеграционные настройки и примеры.

Название блока и кнопки настраиваются в административном интерфейсе, см. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8. Поля “Статус в SAP” и “Не утверждено для выгрузки в SAP” - это название справочника и кода из него соответственно.

Кнопка доступна только пользователям со структурным кодом, которому присвоено специальное поведение “EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему”. По умолчанию заявке присвоен код, сигнализирующий о том, что заявка в реестр не попадет, после нажатия на кнопку подтверждения статус изменится:

Индикация получения оригиналов также присутствует в общем списке заявок:

Для удобства “пакетного” подтверждения добавления заявок в реестр в списке заявок при выборе соответсвующей под очереди появляется кнопка утверждения для всех отобранных заявок:

Работа с расходами, не связанными с командированием

Иногда сотрудникам необходимо запланировать и согласовать расходы или отчитаться о фактических тратах, которые не связаны с деловыми поездками.

Corteos Expenses позволяет реализовать этот процесс с помощью работы с заявками на расход, не привязанными к сущности командировок.

Модификация EMS Corteos позволяет настроить и активировать такие типы заявок, а также работать с ними.

Создание и работа с заявкой на планируемый расход без привязки к командировке

В настройках функционала работы с расходами https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8 есть опция, которая позволяет разрешить создание заявок на планируемые (будущие расходы) без их привязки к тревел-процессу.

В случае, если такая опция включена, на главной странице и в меню “Бронирование” появляется возможность создания заявок с таким типом:

Нажатие этой кнопки переводит пользователя на шаг добавления первого расхода в заявку:

В целом, процесс работы с заявкой похож на рассмотренный ранее для заявок на фактический с привязкой к командированию, но имеет и свои отличия:

• Доступен выбор персоны для создания заявки

• Загрузка подтверждающего документа не является обязательной

• Указание даты расходы и номера документа не является обязательным

• Привязка к другим сущностям (командировки) у заявки отсутствует

• Для такого типа заявок можно применять свои уникальные типы расходов. См. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D1%82%D0%B8%D0%BF%D1%8B-%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%85%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2

• Также для такого типа заявок не применяются специальные сценарии по контролю получения оригиналов документов и по выгрузке во внешнюю систему. См. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/41320449/Corteos+Expenses#%D0%A0%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D0%B0-%D1%81-%D0%B7%D0%B0%D1%8F%D0%B2%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%BE%D1%81%D0%BB%D0%B5-%D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-(%D0%BE%D0%BF%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE). Данные заявки при этом все равно можно выгрузить с помощью API по ее номеру, а в реестр она попадает по умолчанию после оформления. См. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%98%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8-%D0%B8-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D1%80%D1%8B.

Создание и работа с заявкой на фактический расход без привязки к командировке

При необходимости создания заявки на фактический расход, не связанной с командированием? пользователь может выбрать такую опцию, перейдя в соответствующий раздел с главной страницы или из меню :

При этом пользователь будет направлен на уже знакомую нам по описанию выше страницу выбора командировки для создания заявки на авансовый отчет. При этом у пользователя есть возможность создать заявку на прошедший расход без привязки к командировке:

Дальнейший процесс работы с заявкой аналогичен таковой с привязкой к командировке с тем отличием, что в этом типе доступен выбор персоны для создания заявки, а сама созданная заявка не будет иметь связи с другими сущностями (командировками):

Списки заявок

Для удобства работы со списком существующих заявок в меню созданы соответсвующие разделы (их наименования также зависят от настроек, см. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8.

В каждом разделе есть свои очереди, под очереди и условия фильтрации:

Интеграционные возможности

Также, как и в случае с командировками, клиент может воспользоваться интеграционными возможностями платформы для того, чтобы выгрузить необходимые данные из Corteos в свою учетную систему, а также получить необходимые сигналы от платформы или осуществить ряд действий на ней удаленно.

Для этого используется технология отправки callback-сообщений и API Corteos:

• Callback-сообщения об изменении статуса заявок на расход

• Выгрузка данных заявки на расход по ее номеру

• Выгрузка реестра заявок на расход

• Присвоение заявке статуса получения внешней системой

Подробнее о настройках интеграционных возможностей см. Интеграционные настройки и примеры