Пример использования Corteos Expenses для реализации клиентского сценария

В этой статье рассмотрим пример реализации клиентского сценария с использованием различных модификаций и компонента Corteos Expenses.

Модификации, применяемые для реализации этого сценария

Показанные здесь настройки и возможности платформы в части клиентского процесса и демонстрируемых опций реализованы с помощью различных модификаций и компонентов платформы, отвечающих за разные функции и предоставляемых на разных условиях:

Use case - пример реализации клиентского сценария

Работа с расходами, связанными с деловыми поездками.

Представим себе кейс, в котором сотруднику необходимо отправиться в командировку, запланировать расходы в ней, а после возвращения отчитаться о них.

Для этого ему потребуется:

• Создать заявку на командировку, рассчитать суточные и запланировать дополнительные траты

• Предварительно согласовать заявку, подобрать и забронировать туристические услуги

• Указать дополнительные параметры поездки и провести финальное согласование заявки

• Оформить услуги, получить проездные документы и при необходимости сформировать нужные печатные формы командировочных документов

• Запросить начисление рассчитанных суточных и аванса

• После возвращения из командировки или в процессе нахождения в ней создать заявку на авансовый отчет

• Отразить в ней суточные, туристические услуги и добавить в нее фактические дополнительные расходы, приложив чеки и/или отчетные документы

• Согласовать заявку на авансовый отчет с ответственными лицами и сформировать нужный пакет печатных форм отчетных документов

Автоматизировать эти процессы сотрудник может с использованием функционала Corteos Platform и ее компонента - Corteos Expenses.

Создание заявки на командировку

Open

При создании заявки на командировку необходимо указать основные ее основные параметры, такие как направление, даты, пассажира и тип поездки (опционально). Все они могут влиять на применяемые правила расчета суточных и на их сумму.

Open

Процесс создания заявки на командировку может быть пройден в интерфейсе Corteos, а может быть осуществлен с помощью интеграции, см. 1. Переход для создания новой командировки.

Расчет суточных

Следующим шагом в процессе создания заявки на командировку является этап расчета суточных.

На этом шаге можно посмотреть разбивку по дням, указать личные дни (на них суточные рассчитываться не будут), а также отредактировать расчет (эта возможность настраивается в правилах расчета суточных).

Планирование дополнительных расходов

Также на этом шаге можно запланировать дополнительные расходы на командировку:

Список доступных к выбору типов расходов настраивается в соответствующем административном интерфейсе.

Рассчитанные суточные и запланированные доп. расходы после создания заявки на командировку будут отражены в заказе с типом “Аванс под отчет“, а также зафиксированы в блоке “Расходы по командировке”.

При необходимости изменения расчета суточных или планируемых доп. расходов пользователь может воспользоваться кнопкой “Изменить параметры”, которая доступна, пока командировка находится в черновике:

Предварительное согласование заявки

В помощью функционала мода “Предсогласование контейнера командировки” можно включить опцию предварительного согласования заявки.

В этом случае в процессе создания контейнера после расчета суточных и перед переходом на страницу командировки пользователю будет предложено отправить заявку на такое согласование:

Если перейти на страницу командировки без запуска согласования, соответствующая подсказка расскажет пользователю о возможных действиях:

После проведения предварительного согласования подсказка изменится, а пользователь сможет добавить услуги в свою командировку и запустить процесс финального согласования:

Факт успешного предварительного согласования фиксируется в виде специального кода из справочника со специальным поведением “Предсогласование контейнера: статус согласования”:

При изменении параметров контейнера, которые влекут за собой изменения в расчете суточных и в запрошенных доп. расходах, ранее полученное предварительное согласование будет отозвано.

Подбор и бронирование услуг

В рамках этой статьи мы не будем подробно останавливаться на процессе подбора туристических услуг и создания заказов на них, т.к. он не отличается от привычного.

Отметим лишь, что за отображение в будущем туристических услуг в заявке на авансовый отчет отвечают настройки, с которым можно ознакомиться в разделе Настройки Corteos Expenses | EMS: общие настройки .

Указание дополнительных параметров, финальное согласование и оформление заявки

После добавления необходимых туристических услуг пользователь запускает финальное согласование командировки. Стоит обратить внимание на возможность привязки к заявке на командировку и к заказам, входящим в нее, различных параметров в виде бюджетных, структурных и иных кодов. Они могут отличаться в зависимости от потребностей клиента и настроек договора. Шаг установки кодов предшествует каждому запуску согласования, если коды были установлены ранее, при повторном запуске значения будут заполнены. Также, в зависимости от настроек, шаг установки кодов может отображаться в процессе создания заявки и пропускаться при запуске согласования, если все коды заполнены.

После успешного согласования командировка и входящие в нее услуги могут быть оформлены.

Запрос начисления аванса

В согласованной или оформленной командировке с помощью функционала мода Запрос аванса на командировку можно сформировать дополнительный почтовый запрос с рассчитанной суммой суточных и запрошенных доп. расходов. Новый функционал мода также позволяет настроить отправку Callback-сообщения о запросе аванса и указать правило показа кнопки на странице командировки. Настройки доступны в “Меню - Расширения - Настройки запроса аванса на командировку”.

Создание заявки на авансовый отчет

К оформленной командировке пользователь может создать заявку на авансовый отчет или, как она по умолчанию называется в системе - на фактический расход. Функционал Corteos Expenses позволяет гибко настроить, как названия сущностей, кнопок и блоков, так и логику создания заявок и разные сценарии работы с ними. Подробнее с доступными настройками можно ознакомиться в разделе Настройки Corteos Expenses | EMS: общие настройки.

Для того, чтобы отчитаться о командировке, т.е. создать, наполнить и согласовать по ней авансовый отчет, у пользователя есть несколько путей:

Воспользоваться кнопкой создания заявки на фактический расход на главной странице или в Меню:

В этом случае пользователь будет направлен на страницу выбора командировки для создания отчета:

Также создать заявку на авансовый отчет пользователь может прямо из командировки, воспользовавшись блоком “Расходы в командировке”. При этом можно как просто создать заявку (1), так и сразу добавить в нее первый расход, воспользовавшись одноименной кнопкой (2):

Созданная заявка на авансовый отчет будет связана с командировкой, в нее добавятся тревел-услуги (если это предусмотрено настройками) и рассчитанные ранее суточные:

Состояние блока “Расходы в командировке” на странице командировки изменится - вместо кнопки создания появится кнопка перехода в заявку на авансовый отчет, а также появится кнопка запуска согласования расходов:

Добавление фактических расходов

Добавление расходов в авансовый отчет возможно как со страницы командировки (см. выше), так и из самой заявки:

При добавлении расхода пользователю необходимо будет указать тип расхода, форму оплаты, внести комментарий и добавить файл чека или отчетного документа (обязательность внесения комментария и добавления файла регламентируется настройками):

Если не используется функционал автоматического распознавания чеков, или чек не загружен/не распознан, пользователю необходимо будет внести детали расхода на втором шаге:

Если чек распознан автоматически, вносить сумму, дату и номер документа не нужно, этот шаг будет пропущен.

При необходимости к каждому расходу можно добавить различные параметры. В этом случае в процессе добавления расхода пользователю будет предложено указать значения этих кодов:

Подробнее о привязке параметров к расходам и о других возможностях использования кодов можно ознакомиться в разделе Настройки Corteos Expenses | Специальное поведение справочников кодов и кодов.

Добавленные расходы будут отражены в заявке на авансовый отчет и в блоке “Расходы в командировке”, причем в последнем также будет отмечен факт превышения фактических доп. расходов над планируемыми, если это применимо для конкретного кейса:

Добавленные расходы можно удалить или отредактировать, пока не запущено согласование расходов.

А для пользователей, которым присвоен структурный код со специальным поведением “EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему” доступность редактирования расходов остается и в других статусах. См. Настройки Corteos Expenses | Специальное поведение справочников кодов и кодов.

Согласование заявки и формирование печатных форм

Заявки на расход можно согласовывать с помощью мода Авторизация командировок, используя все его привычные возможности. При запуске согласования отображается страница установки кодов заявки, где также дублируются коды конкретных расходов:

Стоит обратить внимание на возможности использования кодов со специальным поведением для настройки специальных маршрутов согласования и подготовки нужных печатных форм. См.Настройки Corteos Expenses | Специальное поведение справочников кодов и кодов.

Для заявок на расходы, в том числе для заявки на авансовый отчет возможна подготовка своих печатных форм с помощью мода Настраиваемые командировочные документы.

Работа с заявкой после согласования (опционально)

Примером реализации дополнительных клиентских сценариев могут служить следующие возможности, доступные для работы с заявками на расход после их оформления.

Оригиналы документов

Если в договоре настроен справочник бюджетных кодов со специальным поведением “EMS: Статус получения оригиналов” (см. подробнее Настройки Corteos Expenses | Специальное поведение справочников кодов и кодов), после оформления заявки на фактический расход в ней становится доступен блок индикации статуса получения оригиналов документов.

Этот блок позволяет визуализировать и зафиксировать в заявке факт получения оригиналов документов по ней по команде пользователя с определенными правами.

Название блока и кнопки настраиваются в административном интерфейсе, см. Настройки Corteos Expenses | EMS: общие настройки. Поля “Статус документов” и “Документы не получены” - это название справочника и кода из него соответственно.

Кнопка доступна только пользователям со структурным кодом, которому присвоено специальное поведение “EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему”. По умолчанию заявке присвоен код, говорящий об отсутствии оригиналов, а после нажатия на кнопку код меняется:

Индикация получения оригиналов также присутствует в общем списке заявок:

Подтверждение выгрузки во внешнюю систему

Если в договоре настроен справочник бюджетных кодов со специальным поведением “EMS: Статус отправки во внешнюю систему” (см. подробнее Настройки Corteos Expenses | Специальное поведение справочников кодов и кодов), после оформления заявки на фактический расход в ней становится доступен блок индикации статуса выгрузки заявки во внешнюю среду.

Этот блок позволяет визуализировать и управлять процессом добавления заявки в реестр, который клиент может выгрузить по API. См. подробнее Интеграционные настройки и примеры.

Название блока и кнопки настраиваются в административном интерфейсе, см. Настройки Corteos Expenses | EMS: общие настройки. Поля “Статус в SAP” и “Не утверждено для выгрузки в SAP” - это название справочника и кода из него соответственно.

Блок и кнопка доступны только пользователям со структурным кодом, которому присвоено специальное поведение “EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему”. По умолчанию заявке присвоен код, сигнализирующий о том, что заявка в реестр не попадет, после нажатия на кнопку подтверждения статус изменится:

Индикация получения оригиналов также присутствует в общем списке заявок:

Для удобства “пакетного” подтверждения добавления заявок в реестр в списке заявок при выборе соответсвующей под очереди появляется кнопка утверждения для всех отобранных заявок:

Работа с расходами, не связанными с командированием

Иногда сотрудникам необходимо запланировать и согласовать расходы или отчитаться о фактических тратах, которые не связаны с деловыми поездками.

Corteos Expenses позволяет реализовать этот процесс с помощью работы с заявками на расход, не привязанными к сущности командировок.

Модификация EMS Corteos позволяет настроить и активировать такие типы заявок, а также работать с ними.

Создание и работа с заявкой на планируемый расход без привязки к командировке

В настройках функционала работы с расходами Настройки Corteos Expenses | EMS: общие настройки есть опция, которая позволяет разрешить создание заявок на планируемые (будущие расходы) без их привязки к тревел-процессу.

В случае, если такая опция включена, на главной странице и в меню “Бронирование” появляется возможность создания заявок с таким типом:

Нажатие этой кнопки переводит пользователя на шаг добавления первого расхода в заявку:

В целом, процесс работы с заявкой похож на рассмотренный ранее для заявок на фактический расход с привязкой к командированию, но имеет и свои отличия:

• Доступен выбор персоны для создания заявки

• Загрузка подтверждающего документа не является обязательной

• Указание даты расходы и номера документа не является обязательным

• Привязка к другим сущностям (командировки) у заявки отсутствует

• Для такого типа заявок можно применять свои уникальные типы расходов. См. Настройки Corteos Expenses | EMS: типы расходов

• Также для такого типа заявок не применяются специальные сценарии по контролю получения оригиналов документов и по выгрузке во внешнюю систему. См. https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/41320449/Corteos+Expenses#%D0%A0%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D0%B0-%D1%81-%D0%B7%D0%B0%D1%8F%D0%B2%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%BE%D1%81%D0%BB%D0%B5-%D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-(%D0%BE%D0%BF%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE). Данные заявки при этом все равно можно выгрузить с помощью API по ее номеру, а в реестр она попадает по умолчанию после оформления. См. Настройки Corteos Expenses | Интеграционные настройки и примеры.

Создание и работа с заявкой на фактический расход без привязки к командировке

При необходимости создания заявки на фактический расход, не связанной с командированием, пользователь может выбрать такую опцию, перейдя в соответствующий раздел с главной страницы или из меню :

При этом пользователь будет направлен на уже знакомую нам по описанию выше страницу выбора командировки для создания заявки на авансовый отчет. Но при этом есть возможность создать заявку на прошедший расход без привязки к командировке:

Дальнейший процесс работы с заявкой аналогичен таковой с привязкой к командировке с тем отличием, что в этом типе доступен выбор персоны для создания заявки, а сама созданная заявка не будет иметь связи с другими сущностями (командировками):

Списки заявок

Для удобства работы со списком существующих заявок в меню созданы соответсвующие разделы (их наименования также зависят от настроек, см. Настройки Corteos Expenses | EMS: общие настройки.

В каждом разделе есть свои очереди, под очереди и условия фильтрации:

Интеграционные возможности

Также, как и в случае с командировками, клиент может воспользоваться интеграционными возможностями платформы для того, чтобы выгрузить необходимые данные из Corteos в свою учетную систему, а также получить необходимые сигналы от платформы или осуществить ряд действий на ней удаленно.

Для этого используется технология отправки callback-сообщений и API Corteos:

• Callback-сообщения об изменении статуса заявок на расход

• Выгрузка данных заявки на расход по ее номеру

• Выгрузка реестра заявок на расход

• Присвоение заявке статуса получения внешней системой

Подробнее о настройках интеграционных возможностей см. Интеграционные настройки и примеры