Настройки Corteos Expenses

Процесс работы с расходами реализован с помощью набора настроек и модификаций Corteos Platform, список которых можно посмотреть в разделе Пример использования Corteos Expenses для реализации клиентского сценария

Настройки и принцип действия типовых модицикаций, приведенных в списке, описаны в соответствующих статьях, но основным модом, отвечающим именно за работу Corteos Expenses, является EMS Corteos.

В этом материале мы рассмотрим доступные настройки, логику их работы и влияние на различные процессы.

EMS Corteos - это клиентский мод, доступный для подключения пользователям клиента в каждом конкретном договоре.

Подключение этого мода открывает возможность работы с новыми сущностями Corteos - заявками на расходы. Также при включении мода становятся доступны специальные административные интерфейсы.

Заявки на расход бывают двух типов - заявки на прошедшие расходы и на будущие.

По умолчанию они называются фактические расходы и планируемые расходы.

EMS: общие настройки

Настройки находятся в “Меню - Расширения - EMS: общие настройки” и состоят переключателей и настраиваемых полей. Разберем, за что отвечают переключатели:

Open

1. Переносить трэвел-услуги в авансовый отчет - при включении этой опции при создании заявки на фактический расход по командировке в нее автоматически попадают тревел-расходы из этой командировки.

2. Требовать ли комментарий к расходу - отвечает за обязательность внесения комментария при добавлении расхода в заявку. Включено - комментарий обязателен.

3. К заявке на планируемые расходы разрешено добавлять только один расход - эта опция отвечает за то, что в заявку на планируемый расход можно добавить только один расход.

4. Требовать ли обязательное добавление файлов при редактировании авансового отчета - если опция включена, при добавлении расхода в заявку на фактический расход обязательно добавление файла чека или другого документа.

5. Отображать разбивку НДС в окне "Внесение расхода" - если опция включена, на втором шаге добавления расхода появляются дополнительные поля, связанные с НДС.

6. Разрешить создавать заявку на будущий расход - важная опция, которая отвечает за возможность создания заявок на планируемые расходы

7. Предлагать опциональный выбор командировки для заведения прошедшего расхода - еще одна важная опция, которая добавляет возможность выбрать командировку для привязки заявки на фактический расход при ее создании.

8. Кост-центр работает как стандартный бюджетный код - отвечает за поведение справочников кодов со специальным поведением “EMS: меняемый код для привязки к расходу”:
   - Если опция не включена, то код с таким поведением показывается на шаге добавления расхода (актуально, если код с таким поведением всего один и у него нет зависимостей).
   - Если опция включена, то после добавления расхода перед возвращением в заявку на расход пользователь перенаправляется на страницу установки кодов конкретного расхода.
   (актуально, если кодов с таким поведением несколько и/или присутствуют зависимости).
   Подробнее см. далее Специальное поведение справочников кодов и кодов.

9. Использовать только справочники со специальным поведением EMS - при включении этой опции в заявках на расходы применяются только коды, отмеченные специальным поведением EMS.

10. Указывать форму оплаты при добавлении расхода - в зависимости от этой настройки на форме добавления расхода отображается или скрывается поле “Форма оплаты”.

Рассмотрим теперь настраиваемые поля:

Open

1. Количество командировок на странице привязки к авансовому отчету - указанное в этом после число соответствует количеству командировок, которые будут доступны на лендинге создания заявки на фактический расход /mods/ExpenseBuilderComplexSelector. Этот лендинг в свою очередь становится доступен при включении опции “Предлагать опциональный выбор командировки для заведения прошедшего расхода” (см. выше).

    

2. Токен для сервиса Proverkacheka - если токен внесен, используется автоматическое распознавание загружаемых при добавлении расхода чеках.

3. Планируемый расход и Фактический расход - в этих полях можно присвоить желаемые названия для таких типов заявок. Эти названия будут отображаться на кнопках, в меню, в очередях, в заголовках, в письмах и т.д.

4. Поля “Кнопка отправить во внешнюю систему”, “Кнопка отменить отправку во внешнюю систему” и “Заголовок блока статуса во внешней системе” - позволяют настроить название кнопок и заголовок блока, отвечающих за процесс попадания заявки в реестр, который может быть выгружен внешней системой через API. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально) и Специальное поведение справочников кодов и кодов.

5. Поля “Кнопка подтверждения получения оригиналов документов”, “Кнопка отзыва подтверждения получения оригиналов документов” и “Заголовок блока получения оригиналов документов” - позволяют настроить название кнопок и заголовок блока, отвечающих за признак получения компанией оригиналов документов от сотрудника. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально) и Специальное поведение справочников кодов и кодов.

6. Правило округления при применении кросс-курса - позволяет выбрать логику округления при пересчете расхода, внесенного в иностранной валюте, в рубли.

Новая настройка, запускается в феврале 2024 - перенос кодов из родительской командировки

В разделе общих настроек EMS появилась возможность выборочно переносить коды из родительской командировки, для этого, необходимо указать те справочники, коды из которых мы переносим в ЗНР(заявку на расход):

Тут мы можем указать один или несколько таких справочников, логика поведения такая:

1. если в родительской командировке нет кода из указанного справочника, то он удалится из ЗНР, даже, если по другим правилам он должен там быть

2. если в родительской командировке код есть, и в ЗНР он тоже есть, то код будет перенесен из родительской командировки

3. если в ЗНР нет кода, то он будет перенесен из родительской командировки

На приведенном ниже скриншоте мы видим, что код “Завершенный сценарий” из родительской командировки был перенесен в ЗНР.

EMS: типы расходов

Раздел находится в “Меню - Расширения - EMS: типы расходов” и позволяет администрировать типы расходов, доступные для выбора при добавлении расхода в заявку.

При переходе в раздел пользователь попадает в список уже заведенных типов расходов с возможностью поиска, изменения, удаления имеющихся или создания новых:

При создании нового типа расхода необходимо:

1. Выбрать “подходящий тип расхода” (тип заявки на расход):
   - “Любой” - будет применяться и для заявок на фактические расходы и на планируемые расходы.
   - “Аванс (будущий расход”) - для заявок на планируемые расходы.
   - “Прошлый расход без привязки к командировке” - для заявок на фактические расходы, не привязанных к командировкам.
   - “Прошлый расход любого типа (с привязкой и без привязки к командировке)” - для заявок на фактические расходы вне зависимости от их привязки к командировке.
   - “Прошлый расход с привязкой к командировке” - для заявок на фактические расходы, привязанных к командировкам.

2. Указать название типа расхода на русском.

3. Указать название типа расхода на английском.

4. Указать, является ли расход редактируемым. При включении этой опции у пользователя будет возможность отредактировать тип расхода при добавлении.

EMS: формы оплаты

Раздел находится в “Меню - Расширения - EMS: форма оплаты” и позволяет администрировать формы оплаты, доступные для выбора при добавлении расхода в заявку.

При переходе в раздел пользователь попадает в список уже заведенных форм оплаты с возможностью поиска, изменения, удаления имеющихся или создания новых:

При создании новой формы оплаты необходимо:

1. Указать название формы оплаты на русском.

2. Указать название формы оплаты на английском.

3. Указать код формы оплаты.

Добавленные формы оплаты буду доступны для выбора на первом шаге добавления расхода в заявку вне зависимости от ее типа:

Специальное поведение справочников кодов и кодов

При подключении мод EMS Corteos добавляет возможность установки специального поведения для справочников кодов, в также для самих кодов, которые влияют на настройку тех или иных бизнес-процессов.

Рассмотрим, какие бывают специальные поведения и за что они отвечают.

1. EMS: Тип заявки на расход
   Автоматически присваивает заявке на расход код-признак ее типа:
   - FUTURE - для заявки на планируемый расход
   - PAST - для заявки на фактический расход без привязки к командировке
   - TRAVEL - для заявки на фактический расход с привязкой к командировке
   Важно! Для корректной работы справочника значения кодов, установленные автоматически, не должны меняться. При этом названия кодов на русском и английском языках могут быть изменены по усмотрению клиента.

2. EMS: Структурный код для EMS
   Автоматически привязывает к заявке на расход структурный код из справочника с таким специальным поведением.

3. EMS: Меняемый код для привязки к расходу
   Позволяет привязать справочник бюджетных кодов к конкретному расходу (не ко всей ЗНР, а именно к расходу “внутри” нее).
   В случае, если у справочника выбрано значение по умолчанию, на форме установки кодов расхода это значение будет не редактируемым. Если требуется разблокировать возможность его редактирования, в настройках справочника в поле “Комментарий” необходимо указать “-editable” (без кавычек).
   Также интересной особенностью этого специального поведения является то, что его можно присвоить справочнику структурных меняемых кодов. В этом случае к расходу будет автоматически подтягиваться структурный меняемый код сотрудника с возможностью его изменить в рамках конкретного расхода (значение в профиле при этом не изменяется).

4. EMS: Разрешенные затраты
   В справочнике с таким поведением не нужно создавать коды, они формируются автоматически. В качестве значения кода в заявку на расход подставляется сумма запланированных дополнительных расходов из командировки (только доп. расходов, без суточных). Может использоваться для реализации необходимых сценариев (настройка маршрутов согласований, выгрузка в систему клиента и т.д.).

5. EMS: Для внесения размера затрат
   В справочнике с таким поведением не нужно создавать коды, они формируются автоматически. В качестве значения кода в заявку на расход подставляется сумма фактических дополнительных расходов из заявки (только доп. расходов, без суточных и тревел-услуг). Может использоваться для реализации необходимых сценариев (настройка маршрутов согласований, выгрузка в систему клиента и т.д.).

6. EMS: Превышение разрешенных затрат
   В справочнике с таким поведением не нужно создавать коды, они формируются автоматически. В случае, если фактические доп. расходы превысили планируемые в качестве значения кода в заявку на расход подставляется размер разницы этих величин. Если фактические доп. расходы не превысили планируемые, справочник не применяется. Может использоваться для реализации необходимых сценариев (настройка маршрутов согласований, выгрузка в систему клиента).

7. EMS: Отношение запланированных затрат к фактическим
   При наличии справочника с таким спец. поведением и корректно настроенных в нем кодов, заявке на расход автоматически присваивается код-признак с одним из следующих значений:
   - GREATER - Фактические расходы больше планируемых
   - EQUALS - Фактические расходы полностью соответствуют планируемым
   - LESSER - Фактические расходы меньше планируемых
   Важно! Для корректной работы справочника значения кодов должны быть именно такими. При этом названия кодов на русском и английском языках могут быть изменены по усмотрению клиента. Это специальное поведение и присваиваемые им коды могут быть использованы для настройки различных схем согласования и добавления в заявку соответствующих командировочных документов.

8. EMS: Только для заявок на расход
   Это специальное поведение позволяет применять выбранный справочник бюджетных кодов в рамках заявки на расход. В отличие от EMS: Меняемый код для привязки к расходу в этом случае код привязывается ко всей заявке, а не к конкретному расходу.

9. EMS: Статус отправки во внешнюю систему
   Позволяет реализовать специальный сценарий для работы с заявкой на фактический расход после ее оформления. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально).
   Значения кодов, присваиваемые по умолчанию (не должны меняться для корректной работы этого бизнес-процесса):
   - NS - не утверждено для отправки во внешнюю систему
   - SNT - утверждено для отправки во внешнюю систему
   - RCV - получено внешней системой

10. EMS: Статус получения оригиналов
    Позволяет реализовать специальный сценарий для работы с заявкой на фактический расход после ее оформления. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально).
    Значения кодов, присваиваемые по умолчанию (не должны меняться для корректной работы этого бизнес-процесса):
    - NOT_CONFIRMED - оригиналы не получены
    - CONFIRMED - оригиналы получены

11. EMS: Сотрудник может отправлять ЗНР во внешнюю систему
    Это специальное поведение присваивается не справочнику кодов, а конкретному структурному коду и открывает для сотрудника с таким кодом видимость и возможность работы с блоками подтверждения отправки ЗНР во внешнюю систему и контроля получения оригиналов. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально). Также для пользователей, которым присвоен код с таким поведением, доступно удаление и редактирование добавленных в заявку расходов в разных статусах, а не только в черновике. См. Пример использования Corteos Expenses для реализации клиентского сценария | Добавление фактических расходов.

Теги командировочных документов

В EMS Corteos реализованы теги и таблица для наполнения шаблонов командировочных документов:

• Тег CommonExpensesTotalValue - общая сумма заявки на расход

• Таблица CommonExpenseTable - таблица для заполнения оборотной стороны авансового отчета или подобного документа

• Внутри таблицы CommonExpenseTable применяются теги:
  - Num - порядковый номер
  - Date - дата расхода
  - Name - тип расхода
  - Value - сумма расхода

Теги и таблица могут использоваться в любом типе заявок на расход.
В таблицу попадают фактические расходы, тревел-расходы (при их наличии в заявке на расход) и суточные (построчно, включая личные дни, также при их наличии в заявке на расход).

Пример использования тегов и таблицы для заполнения авансового отчета:

Прочие настройки

В разделе “Меню - Настройки - Настройки группы компаний” в числе прочих находятся настройки, которые также могут влиять на процесс работы с расходами.

1. Список валют (ISO-коды через запятую) - позволяет указать, какие валюты будут доступны для выбора на форме создания расхода и на шаге добавления планируемых расходов для командировки. Если оставить поле пустым, будут доступны RUB, EUR, USD.

2. Переключатель “Показывать блок "Расходы в командировке" отвечает за то, будет ли в командировке доступен блок управления расходами и связки с заявкой на расход по ней.

Интеграционные настройки и примеры

Callback-сообщения по заявкам на расход

В EMS Corteos реализована отправка callback-сообщений при изменении статуса заявок на расход.

Для настройки применяется стандартный интерфейс настройки callback по заказам: “Меню - Настройки - Настройки Callbacks”.

Пример настройки тела callback:

API для работы с заявками на расход

Для выгрузки данных заявки используется Get-метод вида:

где:

• https://yourdomain.ru – адрес сайта

• номер_заявки - id заявки в Corteos

Метод использует базовую аутентификацию и позволяет выгрузить данные по заявке по ее номеру, независимо от ее статуса.

Метод можно использовать без параметра в виде:

https://yourdomain.ru/mods/ExpenseManagementAPI/List

В этом случае в ответ будут попадать заявки, которые были согласованы для выгрузки во внешнюю систему при использовании специальных сценариев. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально) и Специальное поведение справочников кодов и кодов.

Пример ответа:

Также реализован метод проставления признака получения заявки внешней системой:

где:

• https://yourdomain.ru – адрес сайта

• XXX – номер заявки, которой необходимо присвоить признак получения.

Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально) и Специальное поведение справочников кодов и кодов.