Основные настройки Corteos ЭЦП

Процесс работы с расходами реализован с помощью набора настроек и модификаций Corteos Platform. За работу электронного подписания отвечает ряд дополнительных модулей («модов») платформы. Эти моды являются клиентскими и доступны для подключения в договоре клиента:

• Электронная подпись для командировочных документов – отвечает за общие настройки процесса электронного подписания;

• Простая электронная подпись – в связке с основным модом ЭЦП позволяет применять конкретный вид подписания на документа – ПЭП;

• Электронное подписание через VK HR Tek – в связке с основным модом ЭЦП позволяет применять конкретный вид подписания на документа – внешний сервис КЭДО VK HR Tek

Также для корректной работы подписания необходимо наличие следующих включенных в договоре клиента модов:

• Первичный контейнер командировки?

• Настраиваемые командировочные документы – отвечает за формирование необходимых печатных форм в командировке/ЗНР и позволяет при настройке сценария выбирать, какие шаблоны из этого мода будут использованы при подписании

• Настраиваемые уведомления – управляет процессом отправки почтовых уведомлений, формируемых модом ЭЦП

В этом материале мы рассмотрим общие настройки электронного подписания, которые не зависят от способа подписания. В других разделах вы сможете ознакомиться с дополнительными настройками в по способам подписания: ПЭП или VK HR Tek.

Оглавление:

Подключение базового мода и его основные разделы

Электронная подпись для командировочных документов - основной модуль для работы с подписанием, отвечающий за бизнес-процесс подписания. После подключения мода пользователям клиента с ролью тревел-менеджер становятся доступны настройки в разделе Меню – Расширения – ЭЦП: настройки:

Open

Open

На странице с настройками есть ряд разделов:

• Список сценариев подписания – позволяет и создавать/настраивать новые сценарии подписания, а также редактировать имеющиеся

• Автоматический переход к бумажному подписанию – дает возможность настроить ряд “бумажных” сценариев и их условий, при срабатывании которых вся заявка будет переходить в бумажный формат подписания и по ней более не будет доступно электронное подписание

• Уведомления и оповещения – отвечает за создание и настройку уведомлений, связанных с ЭЦП, в интерфейсе платформы и в почтовых уведомлениях

• Настройки видимости колонок – позволяет настроить отображение видимости колонок на “лендинге” подписания

• Общие настройки – другие настройки электронного подписания

Далее рассмотрим каждый раздел подробнее.

Список сценариев подписания и их настройка

1. Сценарий подписания - ключевой элемент настройки процесса электронного подписания, независимо от используемого способа подписания. Без настроенного сценария запуск подписания будет невозможен.

При переходе в раздел пользователь попадает в список уже заведенных сценариев с возможностью поиска, изменения, удаления имеющихся или создания новых:

Open

При нажатии на кнопку “Создать” открывается редактор создания нового сценария.
При нажатии на уже созданный сценарий открывается его редактор.

Open

Разберем имеющиеся в редакторе настройки:

• Название на русском и английском языках - отвечает за название сценария, которое будет отображаться в интерфейсе системы и в почтовых уведомлениях

• Активен/Неактивен - включение/выключение сценария

• Разрешить прерывание/отзыв подписания (применимо для ПЭП) - позволяет включить возможность отозвать идущее или завершенное подписание . Имеет две дополнительных настройки

  • Разрешить отзывать сценарий даже, если наступил тайм-лимит по нему. Если ВЫКЛ - то сценарий, по которому настпил тайм-лимит, будет недоступен для отзыва. Если ВКЛ - это правило игнорируется.

  • Разрешить отзывать сценарий даже, если подписанный документ получен внешней системой. Если ВЫКЛ - то сценарий, в котором содержится подписанный документ, полученный внешней системой, будет недоступен для отзыва. Если ВКЛ - это правило игнорируется.

• Использовать последовательное подписание (применимо для ПЭП) - регулирует очередность отправки запросов участникам подписания:

  • Если опция выключена, при запуске подписания запросы на подписание будут отправлены одновременно всем участникам подписания.

  • Если опция включена, запрос сначала уйдет участникам заявки (пассажирам), и только после подписания им запрос будет направлен руководителю.

• Разрешить скачивать частично подписанные документы (применимо для ПЭП) - позволяет настроить, будет ли в блоке подписания доступен для скачивания документ, подписанный только частично:

  • Если опция выключена, скачивание будет заблокировано, о чем будет свидетельствовать соответствующая подсказка

  • Если опция включена, будет доступно скачивание документа, подписанного даже одним участником из двух

• Разрешить бумажный формат подписания по этому сценарию (применимо для ПЭП) - отвечает за возможность применения бумажного формата подписания по этому конкретному сценарию. Имеет два типа поведения:

  • Разрешить пользователю выбирать формат подписания при запуске сценария - в этом случае на лендинге подписания будет переключатель форматов подписания

  • Принудительно запускать сценарий в бумажном формате подписания - в этом случае на лендинге подписания будет принудительно выбран бумажный формат

• Уведомления - позволяет указать, какие уведомления по сценарию будут отправлены (возможна дополнительная настройка самих уведомлений в соответствующем разделе ЭЦП, а также требует дополнительной настройки в моде “Настраиваемые уведомления”):

  • Первичное уведомление о возможности подписания документов - отправляется в момент, когда сценарий становится примерим к заявке

  • Уведомление о необходимости подписать документы - отправляется участникам подписания, когда запрошена их подпись

  • Уведомление об успешном подписании документов - отправляется при успешном подписании всеми участниками

• Переменные - этот раздел отвечает за настройку условий подписания, а также за определение руководителя-подписанта. При создании нового сценария этот раздел пуст. Для начала настройки необходимо выбрать хотя бы один справочник кодов в мультиселекте, после чего станут доступны редакторы логических выражений для указания условий применения для электронного подписания и выбора подписанта:

Open

В поле выбора переменных реализован поиск по совпадению и возможность выбора нескольких значений.

При настройке условий применения и определения руководителей подписантов необходимо настроить логические выражения с использованием переменных, которые будут удовлетворять требуемому сценарию. Настройка логических выражений реализована аналогично функционалу настройки схем согласования командировок и позволяет применить схожую логику.

• Командировочные документы - позволяет выбрать, какие документы будут подписываться в этом сценарии (доступен поиск по совпадению названия и возможность выбора нескольких значений):

Open

• Добавить код к командировке при запуске сценария - указанный код добавляется к командировке/ЗНР, пока идет подписание  сценария. Используется справочник со спец. поведением из мода ЭЦП «Устанавливаемые при запуске сценария коды»

• Добавить код к командировке после успешного завершения сценария - добавляется при успешном завершении сценария. Используется справочник со спец. поведением из мода ЭЦП «Устанавливаемые при завершении сценария коды»

• Добавить код к командировке при выборе бумажного сценария подписания - добавляется при переводе в бумажный формат конкретного сценария (вне зависимости от способа перевода). Используется справочник со спец. поведением из мода ЭЦП «Сценарий переведен в бумажный вид»

• Использовать "общий" тайм-лимит - позволяет настроить крайний срок ожидания подписания от всех участников. Если до наступления указанного срока подписание не будет произведено всеми участниками вся командировка/ЗНР автоматически перейдет в бумажный формат подписания):

Open

• Использовать "дополнительный" тайм-лимит - в отличие от “общего” тайм-лимита при наступлении оказывает влияние на конкретный сценарий, а не на всю командировку/ЗНР. Результат наступления отличается в зависимости от способа подписания:

  • Для ПЭП: при наступлении переводит в бумажный формат только этот сценарий

  • Для ЭЦП через VK HR Tek: при наступлении отменяет сценарий на стороне Кортеос и переносит его в "Архив". В VK отправляется запрос на отмену заявки, если это возможно

Open

Автоматический переход к бумажному подписанию

1. Пример использования: Если сценарий подписания не запустить - то по нему не сработает настроенный в нем тайм-лимит. “Бумажный” сценарий позволяет настроить условия, при которой вся заявка перейдет в бумажный формат без привязки к основному сценарию. Например, если документы для выезда в командировку должны быть подписаны до ее начала, но соответствующий сценарий подписания не был запущен, с помощью “бумажного” сценария можно настроить принудительный перевод всей заявки в бумажный формат факту начала поездки и отсутствию подписанных документов.

В разделе «Автоматический переход к бумажному подписанию» пользователю доступно управление уже настроенными сценариями автоматического перехода подписания по заявке в бумажный формат, а также поиск и переход к созданию новых:

Open

При создании нового или изменении существующего «бумажного» сценария пользователю необходимо настроить название сценария на русском и английском языках, включить или выключить его, на также указать переменные и условия его применения в виде логического выражения по аналогии с настройкой сценария подписания (см. раздел Основные настройки Corteos ЭЦП | Список сценариев подписания и их настройка):

Open

Уведомления и оповещения

В разделе «Уведомления и оповещения» пользователю доступна настройка подсказок (включая их заголовки, тексты и условия применения), которые будут отображаться в интерфейсе платформы в процессе электронного подписания, а также которые будут добавляться в почтовые уведомления, которые отправляются модом ЭЦП.

1. Пример использования: помните, при настройке сценария вы отмечали, какие почтовые уведомления по нему необходимо сформировать, например “Уведомление о необходимости подписать документы”? Здесь вы сможете настроить кастомизированный текст и заголовок для такого уведомления, а также для других извещений по функционалу ЭЦП, которые отправляются без связки со сценарием. Также в этом разделе вы сможете управлять подсказками, которые отображаются в блоке и на лендинге подписания.

Open

При создании нового или изменении существующего уведомления пользователю необходимо указать заголовок и текст на русском и английском языках, включить или выключить его, выбрать, в каком разделе или почтовом извещении он будет использоваться, кому показываться, а также указать переменные и условия его применения в виде логического выражения по аналогии с настройкой сценария подписания:

Open

Помимо условий применения важную роль играет настройка “Использовать в разделе”. Она отвечает за то, где именно будет применяться это уведомление. Разберем типы разделов подробнее:

• На странице командировки - в блоке подписания на странице командировки/ЗНР

• На успешном лендинге запуска сценария - на лендинге подписания, если оно может быть запущено

• После успешного запуска сценария - на странице успешного запуска подписания

• Email: первичное уведомление о необходимости подписать документы - в извещении, которое отправляется, если сценарий становится доступен для запуска

• Email: напоминание о том, что документы нужно подписать - в извещении, которое отправляется участникам сценария с запросом подписания

• Email: уведомление об успешном подписании документов - извещение, которое направляется, если сценарий был подписан всеми участниками

• Email: уведомление при переходе подписания в бумажный формат - извещение, которое направляется, если командировка/ЗНР перешла в полностью бумажный формат подписания (по факту срабатывания тайм-лимита, бумажного сценария или по команде пользователя)

• Email: прерывание подписания документов - извещение, которое направляется, если по заявке было отозвано подписание

• На лендинге подписания при отсутствии документов на подписание - на лендинге подписания, если документы для подписания не найдены

• На лендинге после успешного подписании документов - на странице, которая открывается при подписании документов из письма

• На лендинге подписания для опционально-бумажных сценариев - на лендинге подписания, если был выбран бумажный формат подписания

• На лендинге отмены или доработки командировки - на странице, которая открывается при попытке доработать/отменить командировку/ЗНР

• На лендинге ошибки при попытке загрузить файл большого размера (применимо для VK HR Tek) - на лендинге подписания, если размер файла для подписи более 20 мб (ограничение VK HR Tek)

• На лендинге ошибки при возникновении ошибки на стороне внешнего сервиса (применимо для VK HR Tek) - на лендинге подписания, если внешний сервис недоступен.

Настройки видимости колонок

В этом разделе доступен выбор того, какие столбцы будут отображаться в таблице на лендинге подписания:

Open

По умолчанию все колонки включены. Скрыть столбец с документом, который будет отправлен на подписание, нельзя.

Общие настройки

В этом разделе собраны общие настройки по процессу ЭЦП, не связанные непосредственно со сценариями, уведомлениями или способом подписания:

Open

Рассмотрим их подробнее:

• Обновлять командировку в течении Х дней - в течение указанного количества дней после завершения в командировки (для ЗНР после создания) в ней будет срабатывать принудительный таймер проверки состояния подписания.

• Отправлять пользователя на специальный лендинг после запуска сценария - при включении этой опции после успешного запуска подписания пользователю будет показана опциональная дополнительная страница с настраиваемой подсказкой.

• Показывать кнопку отказа от подписания для сотрудников со следующими кодами - при включении этой опции у пользователя появляется возможность выбора структурных кодов, для которых кнопка будет отображаться. Подбор происходит по правилу ИЛИ, т.е. при наличии у пользователя хотя бы одного из перечисленных кодов ему будет показана кнопка отказа от электронного подписания в блоке ЭЦП на странице командировки/ЗНР. По умолчанию настройка выключена и кнопка показывается всем инициаторам в их заявках.

• Доступно только в командировках с определенным статусом - при включении этой опции у пользователя появляется возможность выбора статусов командировки/ЗНР, в которых блок подписания будет отображаться на странице заявки. По умолчанию настройка выключена и блок отображается только после первого оформления заявки.

• Только при наличии кодов - позволяет привязать отображение блока ЭЦП на странице заявки/командировки у условиям, прописанным в виде логических выражений. После включения опции появляется мультиселект справочников кодов, и при выборе хотя бы одного становится доступен конструктор логических выражений. По умолчанию настройка выключена.

Таким образом, мы рассмотрели основные настройки электронного подписания, которые либо не связаны, либо только частично связаны со способом подписания.

У каждого способа подписания также есть ряд уникальных настроек, которые мы рассмотрим с соответствующих разделах.