В этой статье рассмотрим пример реализации клиентского сценария с использованием различных модификаций и компонента Corteos Expenses.
Приведенный ниже кейс демонстрирует избыточно наполненный настройками процесс и служит демонстрацией широких возможностей платформы и нового функционала для реализации самых разных процессов.
Модификации, применяемые для реализации этого сценария
Показанные здесь настройки и возможности платформы в части клиентского процесса и демонстрируемых опций реализованы с помощью различных модификаций и компонентов платформы, отвечающих за разные функции и предоставляемых на разных условиях:
Модификация | Тип модификации | За что отвечает |
|---|---|---|
Стандартный | Базовый мод, обязательный для использования Corteos Expenses с командировками и построения большинства бизнес-процессов. Отвечает за возможность создания заявки на командировку и работы с ней | |
Стандартный | Предоставляет возможность указывать тип поездки и набор связанных с ним бизнес-правил. | |
Стандартный | В Corteos v 3.1 отвечает только за расчет суточных для командировки. | |
Предсогласование контейнера командировки | Стандартный | Добавляет возможность предварительного согласования контейнера командировки до добавления услуг. |
Стандартный | Позволяет настроить процесс запроса рассчитанных суточных и планируемых доп. расходов по почте (с помощью мода “Настраиваемые уведомления”) или сформировать callback в систему клиента. | |
Стандартный | Отвечает за возможность настройки согласования командировок и заявок на расход. | |
EMS Corteos | Corteos Expenses | Основной мод функционала работы с расходами, предоставляет возможность использования новых типов заявок - заявок на расход со своими бизнес-процессами и настройками. |
Стандартный | Позволяет формировать документы (печатные формы) и наполнять их необходимыми данными из заявок. |
Стандартные типы модификаций предоставляются на общих условиях использования модов
Условия предоставления модов с типом “Corteos Expenses” отличаются от стандартных и предполагают иную бизнес-модель, такие модификации не входят в пакеты и оплачиваются отдельно, подробнее см. “Условия предоставления Corteos Expenses
Use case - пример реализации клиентского сценария
Работа с расходами, связанными с деловыми поездками.
Представим себе кейс, в котором сотруднику необходимо отправиться в командировку, запланировать расходы в ней, а после возвращения отчитаться о них.
Для этого ему потребуется:
Создать заявку на командировку, рассчитать суточные и запланировать дополнительные траты
Предварительно согласовать заявку, подобрать и забронировать туристические услуги
Указать дополнительные параметры поездки и провести финальное согласование заявки
Оформить услуги, получить проездные документы и при необходимости сформировать нужные печатные формы командировочных документов
Запросить начисление рассчитанных суточных и аванса
После возвращения из командировки или в процессе нахождения в ней создать заявку на авансовый отчет
Отразить в ней суточные, туристические услуги и добавить в нее фактические дополнительные расходы, приложив чеки и/или отчетные документы
Согласовать заявку на авансовый отчет с ответственными лицами и сформировать нужный пакет печатных форм отчетных документов
Автоматизировать эти процессы сотрудник может с использованием функционала Corteos Platform и ее компонента - Corteos Expenses.
Создание заявки на командировку
При создании заявки на командировку необходимо указать основные ее основные параметры, такие как направление, даты, пассажира и тип поездки (опционально). Все они могут влиять на применяемые правила расчета суточных и на их сумму.
Процесс создания заявки на командировку может быть пройден в интерфейсе Corteos, а может быть осуществлен с помощью интеграции, см. 1. Переход для создания новой командировки.
Расчет суточных
Следующим шагом в процессе создания заявки на командировку является этап расчета суточных.
На этом шаге можно посмотреть разбивку по дням, указать личные дни (на них суточные рассчитываться не буду), а также отредактировать расчет (эта возможность настраивается в правилах расчета суточных).
Планирование дополнительных расходов
Также на этом шаге можно запланировать дополнительные расходы на командировку:
Список доступных к выбору типов расходов настраивается в соответствующем административном интерфейсе.
Рассчитанные суточные и запланированные доп. расходы после создания заявки на командировку будут отражены в заказе с типом “Аванс под отчет“, а также зафиксированы в блоке “Расходы по командировке”.
При необходимости изменения расчета суточных или планируемых доп. расходов пользователь может воспользоваться кнопкой “Изменить параметры”, которая доступна, пока командировка находится в черновике:
Предварительное согласование заявки
В помощью функционала мода “Предсогласование контейнера командировки” можно включить опцию предварительного согласования заявки.
В этом случае в процессе создания контейнера после расчета суточных и перед переходом на страницу командировки пользователю будет предложено отправить заявку на такое согласование:
Если перейти на страницу командировки без запуска согласования, соответствующая подсказка расскажет пользователю о возможных действиях:
После проведения предварительного согласования подсказка изменится, а пользователь сможет добавить услуги в свою командировку и запустить процесс финального согласования:
Факт успешного предварительного согласования фиксируется в виде специального кода из справочника со специальным поведением “Предсогласование контейнера: статус согласования”:
При изменении параметров контейнера, которые влекут за собой изменения в расчете суточных и в запрошенных доп. расходах, ранее полученное предварительное согласование будет отозвано.
Подбор и бронирование услуг
В рамках этой статьи мы не будем подробно останавливаться на процессе подбора туристических услуг и создания заказов на них, т.к. он не отличается от привычного.
Отметим лишь, что за отображение в будущем туристических услуг в заявке на авансовый отчет отвечают настройки, с которым можно ознакомиться в разделе https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8 .
Указание дополнительных параметров, финальное согласование и оформление заявки
После добавления необходимых туристических услуг пользователь запускает финальное согласование командировки. Стоит обратить внимание на возможность привязки к заявке на командировку и к заказам, входящим в нее, различных параметров в виде бюджетных, структурных и иных кодов. Они могут отличаться в зависимости от потребностей клиента и настроек договора. Шаг установки кодов предшествует каждому запуску согласования, если коды были установлены ранее, при повторном запуске значения будут заполнены. Также, в зависимости от настроек, шаг установки кодов может отображаться в процессе создания заявки и пропускаться, если все коды заполнены.
После успешного согласования командировка и входящие в нее услуги могут быть оформлены.
Запрос начисления аванса
В согласованной или оформленной командировке с помощью функционала мода Запрос аванса на командировку можно сформировать дополнительный почтовый запрос с рассчитанной суммой суточных и запрошенных доп. расходов. Новый функционал мода также позволяет настроить отправку Callback-сообщения о запросе аванса и указать правило показа кнопки на странице командировки. Настройки доступны в “Меню - Расширения - Настройки запроса аванса на командировку”.
Создание заявки на авансовый отчет
К оформленной командировке пользователь может создать заявку на авансовый отчет иди, как она по умолчанию называется в системе - на фактический расход. Функционал Corteos Expenses позволяет гибко настроить, как названия сущностей, кнопок и блоков, так и логику создания заявок и разные сценарии работы с ними. Подробнее с доступными настройками можно ознакомиться в разделе https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#EMS%3A-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8.
Для того, чтобы отчитаться о командировке, т.е. создать, наполнить и согласовать по ней авансовый отчет, у пользователя есть несколько путей:
Воспользоваться кнопкой создания заявки на фактический расход на главной странице или в Меню:
В этом случае пользователь будет направлен на страницу выбора командировки для создания отчета:
Также создать заявку на авансовый отчет пользователь может прямо из командировки, воспользовавшись блоком “Расходы в командировке”. При этом можно как просто создать заявку (1), так и сразу добавить в нее первый расход, воспользовавшись одноименной кнопкой (2):
Созданная заявка на авансовый отчет будет связана с командировкой, в нее добавятся тревел-услуги (если это предусмотрено настройками) и рассчитанные ранее суточные:
Состояние блока “Расходы в командировке” на странице командировки изменится - вместо кнопки создания появится кнопка перехода в заявку на авансовый отчет, а также появится кнопка запуска согласования расходов:
Добавление фактических расходов
Добавление расходов в авансовый отчет возможно как со страницы командировки (см. выше), так и из самой заявки:
При добавлении расхода пользователю необходимо будет указать тип расхода, форму оплаты, внести комментарий и добавить файл чека или отчетного документа (обязательность внесения комментария и добавления файла регламентируется настройками):
Если не используется функционал автоматического распознавания чеков, или чек не загружен/не распознан, пользователю необходимо будет внести детали расхода на втором шаге:
Если чек распознан автоматически, вносить сумму, дату и номер документа не нужно, этот шаг будет пропущен.
При необходимости к каждому расходу можно различные параметры. В этом случае в процессе добавления расхода пользователь будет предложено указать значения этих кодов:
Подробнее о привязке параметров к расходам и о других возможностях использования кодов можно ознакомиться в разделе https://corteos-platform.atlassian.net/wiki/spaces/CD/pages/42270722/Corteos+Expenses#%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2.
Добавленные расходы будут отражены в заявке на авансовый отчет и в блоке “Расходы в командировке”, причем в последнем также будет отмечен факт превышения фактических доп. расходов над планируемыми, если это применимо для конкретного кейса:
Согласование заявки и формирование печатных форм
Работа с заявкой после согласования (опционально)
Работа с расходами, не связанными с командированием
Иногда сотрудникам необходимо запланировать и согласовать расходы или отчитаться о фактических тратах, которые не связаны с деловыми поездками.
Corteos Expenses позволяет реализовать этот процесс с помощью работы с заявками на расход, не привязанными к сущности командировок.
Модификация EMS Corteos позволяет настроить и активировать такие типы заявок, а также работать с ними.
Создание и работа с заявкой на планируемый расход
Создание и работа с заявкой на фактический расход
Списки заявок
Интеграционные возможности
Также, как и в случае с командировками, клиент может воспользоваться интеграционными возможностями платформы для того, чтобы выгрузить необходимые данные из Corteos в свою учетную систему, а также получить необходимые сигналы от платформы или осуществить ряд действий на ней удаленно.
Для этого используется технология отправки callback-сообщений и API Corteos:
Callback-сообщения об изменении статуса заявок на расход
Выгрузка данных заявки на расход по ее номеру
Выгрузка реестра заявок на расход
Присвоение заявке статуса получения внешней системой
Подробнее о настройках интеграционных возможностей см. Интеграционные настройки и примеры