Процесс работы с расходами реализован с помощью набора настроек и модификаций Corteos Platform, список которых можно посмотреть в разделе Пример использования Corteos Expenses для реализации клиентского сценария
Настройки и принцип действия типовых модицикаций, приведенных в списке, описаны в соответствующих статьях, но основным модом, отвечающим именно за работу Corteos Expenses, является EMS Corteos.
В этом материале мы рассмотрим доступные настройки, логику их работы и влияние на различные процессы.
EMS Corteos - это клиентский мод, доступный для подключения пользователям клиента в каждом конкретном договоре.
Подключение этого мода открывает возможность работы с новыми сущностями Corteos - заявками на расходы. Также при включении мода становятся доступны специальные административные интерфейсы.
Заявки на расход бывают двух типов - заявки на прошедшие расходы и на будущие.
По умолчанию они называются фактические расходы и планируемые расходы.
EMS: общие настройки
Настройки находятся в “Меню - Расширения - EMS: общие настройки” и состоят переключателей и настраиваемых полей. Разберем, за что отвечают переключатели:
Переносить трэвел-услуги в авансовый отчет - при включении этой опции при создании заявки на фактический расход по командировке в нее автоматически попадают тревел-расходы из этой командировки.
Требовать ли комментарий к расходу - отвечает за обязательность внесения комментария при добавлении расхода в заявку. Включено - комментарий обязателен.
К заявке на планируемые расходы разрешено добавлять только один расход - эта опция отвечает за то, что в заявку на планируемый расход можно добавить только один расход.
Требовать ли обязательное добавление файлов при редактировании авансового отчета - если опция включена, при добавлении расхода в заявку на фактический расход обязательно добавление файла чека или другого документа.
Отображать разбивку НДС в окне "Внесение расхода" - если опция включена, на втором шаге добавления расхода появляются дополнительные поля, связанные с НДС.
Разрешить создавать заявку на будущий расход - важная опция, которая отвечает за возможность создания заявок на планируемые расходы
Предлагать опциональный выбор командировки для заведения прошедшего расхода - еще одна важная опция, которая добавляет возможность выбрать командировку для привязки заявки на фактический расход при ее создании.
Кост-центр работает как стандартный бюджетный код - отвечает за поведение справочников кодов со специальным поведением “EMS: меняемый код для привязки к расходу”:
- Если опция не включена, то код с таким поведением показывается на шаге добавления расхода (актуально, если код с таким поведением всего один и у него нет зависимостей.
- Если опция включена, то после добавления расхода перед возвращением в заявку на расход пользователь перенаправляется на страницу установки кодов конкретного расхода.
Подробнее см. далее Специальное поведение справочников кодов и кодов.Использовать только справочники со специальным поведением EMS - при включении этой опции в заявках на расходы применяются только коды, отмеченные специальным поведением EMS.
Указывать форму оплаты при добавлении расхода - в зависимости от этой настройки на форме добавления расхода отображается или скрывается поле “Форма оплаты”.
Рассмотрим теперь настраиваемые поля:
Количество командировок на странице привязки к авансовому отчету - указанное в этом после число соответствует количеству командировок, которые будут доступны на лендинге создания заявки на фактический расход /mods/ExpenseBuilderComplexSelector. Этот лендинг в свою очередь становится доступен при включении опции “Предлагать опциональный выбор командировки для заведения прошедшего расхода” (см. выше).
Токен для сервиса Proverkacheka - если токен внесен, используется автоматическое распознавание загружаемых при добавлении расхода чеках.
Возможность автоматического распознавания чеков предоставляется сторонним сервисом Проверка чека онлайн. Для использования распознавания необходимо заключение договора с компанией ООО «ИТ-Эволюция», контакты предоставляются по запросу.
3. Планируемый расход и Фактический расход - в этих полях можно присвоить желаемые названия для таких типов заявок. Эти названия будут отображаться на кнопках, в меню, в очередях, в заголовках, в письмах и т.д.
Поля “Кнопка отправить во внешнюю систему”, “Кнопка отменить отправку во внешнюю систему” и “Заголовок блока статуса во внешней системе” - позволяют настроить название кнопок и заголовок блока, отвечающих за процесс попадания заявки в реестр, который может быть выгружен внешней системой через API. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально) и Специальное поведение справочников кодов и кодов.
Поля “Кнопка подтверждения получения оригиналов документов”, “Кнопка отзыва подтверждения получения оригиналов документов” и “Заголовок блока получения оригиналов документов” - позволяют настроить название кнопок и заголовок блока, отвечающих за признак получения компанией оригиналов документов от сотрудника. Подробнее см. Работа с заявкой после согласования (опционально) и Специальное поведение справочников кодов и кодов.
Правило округления при применении кросс-курса - позволяет выбрать логику округления при пересчете расхода, внесенного в иностранной валюте, в рубли.
EMS: типы расходов
Раздел находится в “Меню - Расширения - EMS: типы расходов” и позволяет администрировать типы расходов, доступные для выбора при добавлении расхода в заявку.
В связи с тем, что список типов расходов используется не только модом EMS Corteos, но также модом "B-trip авансовые отчеты”, который в новом функционале отвечает только за расчет суточных и добавление планируемых расходов в конкретную командировку, этот административный интерфейс продублирован в настройках и этого мода: “Меню - Расширения - Настройки авансового отчета - Типы расходов”. Независимо от способа перехода пользователь в конечном итоге попадает на одну и ту же страницу.
Это сделано с целью реализовать доступность настроек при использовании мода "B-trip авансовые отчеты” без мода EMS Corteos.
При переходе в раздел пользователь попадает в список уже заведенных типов расходов с возможностью поиска, изменения, удаления имеющихся или создания новых:
При создании нового типа расхода необходимо:
Выбрать “подходящий тип расхода” (тип заявки на расход):
- “Любой” - будет применяться и для заявок на фактические расходы и на планируемые расходы.
- “Аванс (будущий расход”) - для заявок на планируемые расходы.
- “Прошлый расход без привязки к командировке” - для заявок на фактические расходы, не привязанных к командировкам.
- “Прошлый расход любого типа (с привязкой и без привязки к командировке)” - для заявок на фактические расходы вне зависимости от их привязки к командировке.
- “Прошлый расход с привязкой к командировке” - для заявок на фактические расходы, привязанных к командировкам.Указать название типа расхода на русском
Указать название типа расхода на английском
Указать, является ли расход редактируемым. При включении этой опции у пользователя будет возможность отредактировать тип расхода при добавлении.
Привязка к типам заявок на расход работает только в разрезе отдельных сущностей заявок на расход. При добавлении планируемых расходов в конкретную командировку привязка не применяется, доступен весь список.