"Настраиваемые командировочные документы" (ModTripDocuments)

Этот МОД позволяет автоматически формировать командировочные документы в формате DOCX и PDF. С помощью МОДа можно добавить и настроить любые документы, которые требуются для отчётности по поездке для организации.

Open

Кому будет полезен этот МОД

Он будет полезен клиентам, желающим формировать командировочные документы для ведения отчетности по поездкам.

Подключение МОДа

Для подключения МОДа необходимо перейти в раздел “Расширения” и выбрать раздел “Marketplace”

Open

Настройка МОДа

Для настройки надо пройти в меню "Настройки –> Командировочные документы": 

На странице будет доступен функционал добавления командировочных документов для каждого юридического лица в вашей компании или отразятся все шаблоны командировочных документов вашей компании, если они были добавлены ранее: 

Создание/редактирование шаблона командировочных документов

Для создания нового шаблона нужно нажать на «Добавить» в правом верхнем углу:

Откроется страница создания нового шаблона: 

Здесь следует:

• указать название шаблона на русском языке и латиницей;

• выбрать организацию, для которой будет применятся создаваемый шаблон;

• загрузить свой шаблон документа или скачать нейтральный шаблон для его редактирования и дальнейшей загрузки: 

• Выбрать, в каком формате будут выгружаться документы (по умолчанию - DOCX; если требуется формат PDF - следует поставить чекбокс):

• Можно настроить зависимость показа сформированного командировочного документа от наличия в командировке Структурного или Бюджетного кода или их комбинации.

• Можно настроить прикрепление сформированного документа в письма с указанными темами. Необходимо написать фразу, содержащуюся в заголовке целевого письма.
  
  

  в приведенном примере документ “Приказ” будет добавляться во все письма с заголовком, содержащим фразу “запрошена авторизация” - т.е. во все запросы на авторизацию, получаемые авторизующими лицами.

• Можно настроить доступность документа для определенных статусов командировок.

В приведенном примере документ “Авансовый отчет” будет сформирован только в командировках со статусом: Идет авторизация, Чистовик, На исполнении и Завершена.

Редактирование загружаемого шаблона

1. Выделим нужную область, в которую будут подставляться значения из командировки, а также структурные и бюджетные коды, которые будут заполнять пользователи в командировке;

2. Далее нажимаем на первую иконку "Aa" (делая тем самым метку, что это будет элемент управления "Форматированный текст");

3. Нажимаем на кнопку "Свойства". Откроется диалоговое окно, где нужно заполнить:

4. название элемента и тег одинаковыми данными.

5. Нажимаем «ОК».

Для этого необходимо выделить всю таблицу и указать тег для неё, а после задать теги в каждом столбце. В таблице, как и по всему документу, можно указывать не только предопределённые теги, но и теги, соответствующие названиям бюджетных и структурных справочников:

Мы создали метку (теги) в документе, вместо которых будут подставляться данные из командировки.

После того, как все теги расставлены, сохраняем документ и загружаем в редактируемый шаблон в административном интерфейсе. Нажимаем "Сохранить" ниже: 

На этом настройка завершается.

Работа с МОДом

Скачивание командировочных документов

После того, как командировка будет авторизована (если у агента включена авторизация) и перейдет в статус "Чистовик" или "К исполнению", на странице командировки появится блок для скачивания командировочных документов для каждого пассажира: 

По щелчку на ссылку с названием шаблона можно скачать заполненный шаблон командировочных документов.

Предопределенные теги

Для некоторых предопределенных тегов при необходимости использования необходимо создать справочник (с идентичным названием, как в списке) в системе с нужным набором кодов. В списке они отмечены как «Берётся из справочника кодов».
То есть, если необходимо, чтобы в документ попадала, например, должность пассажира - создается справочник с названием “Job”:

Теги для справочника “Коды”:

• Department – департамент пассажира (берётся из справочника кодов);

• Job – должность пассажира (берётся из справочника кодов);

• Reason – причина командировки (берётся из справочника кодов).

Если же у Вас есть аналогичный собственный справочник со своим вариантом названия справочника (например, “Должность”) – можно использовать его с добавлением префикса:
SimpleCode - для кодов с привязкой к заказу
ComplexCode - для кодов с привязкой к командировке

Например, ComplexCodePersonalNumber для справочника табельных номеров, привязанного к командировке.

Теги для “Командировки”:

• Organization – организация-плательщик;

• DateStart – дата начала командировки в формате dd.mm.yyyy;

• DayStart – день начала командировки в формате dd;

• MonthStart – месяц начала командировки в формате mm;

• MonthStringStart – месяц начала командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• YearStart – год начала командировки в формате yy;

• DateStartWithoutPersonalDays – дата начала командировки минус личные дни (если выпадает на начало командировки). Формат dd.mm.yyyy. Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

• StartDatesWeekends – перечисление выходных дней в начале командировки (если попадают) Формат dd.mm.yyyy через запятую. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• Date – дата окончания командировки в формате dd.mm.yyyy;

• Day – день окончания командировки в формате dd;

• Month – месяц окончания командировки в формате mm;

• MonthString – месяц окончания командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• Year – год окончания командировки в формате yy;

• DateEndWithoutPersonalDays – дата окончания командировки минус личные дни (если выпадает на конец командировки). Формат dd.mm.yyyy. Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

• FinishDatesWeekends – перечисление выходных дней в конце командировки (если попадают) Формат dd.mm.yyyy через запятую. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• DateIssue – минус один рабочий день до начала командировки. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• DateFinish – дата окончания командировки +1 рабочий день. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• DateFinishThreeDays – дата окончания командировки +3 рабочих дня. Формат dd.mm.yyyy. Рабочие и выходные дни определяются по информации, внесенной в функционале Производственный календарь

• TotalDay – количество дней командировки (число);

• TotalDayWithoutPersonalDays – количество дней в командировке минус личные дни (целое число). Личные дни определяются модом "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports)

• Location – место назначения;

• Fio – фамилия пассажира с инициалами;

• FullName – фамилия, имя, отчество (при его наличии) пассажира полностью;

• FullNameOwner – фамилия, имя, отчество (при его наличии) инициатора командировки

• TotalPrice – стоимость командировки;

• TransportPrice – стоимость всех транспортных (авиа, жд, аэроэкспресс, трансферы) услуг в командировке. В случаях, если заказ по данным типам услуг содержит несколько пассажиров, сумма каждого заказа делится на количество пассажиров в заказе.

• HotelPrice – стоимость всех гостиничных услуг в командировке

• TotalPriceAdvance – стоимость командировки (используется в таблице AdvanceTable);

• TotalPriceAdvanceExpense – стоимость авансового отчета на момент старта командировки

• TotalExtraAdvance - стоимость авансового отчета для таблицы ExtraAdvanceTable

• CustomTotal – сумма TransportPrice и TotalPriceAdvanceExpense

• PlusDifference – остаток, положительная разница между TotalPriceAdvance и TotalPriceAdvanceExpense

• MinusDifference – перерасход, отрицательная разница между TotalPriceAdvance и TotalPriceAdvanceExpense

• TotalPriceString – стоимость командировки строкой (Двести тридцать рублей 00 копеек);

• RubNumber – стоимость, только рубли;

• KopNumber – стоимость, только копейки;

• CreationDate – дата создания командировки;

• DateNow – сегодняшняя дата;

• DocNumber – документ (паспорт) пакса;

• id_ComplexReserve – номер командировки;

• PassengerOrderNumber – Номер командировки с префиксом по пассажиру. Если в командировке один пассажир, то номер будет номер вида 123456789-1, если два пассажира, то у второго номер будет 123456789-2 и т.д.

• Name – имя командировки;

• ModBtripAdvanceReports_PersonalDays — персональные дни в рамках контейнера командировки (заполняется, если активирован МОД "B-trip авансовые отчеты" (ModBtripAdvanceReports) и выбраны личные дни).

• ModComplexReserveContainer_Weekends — выходные дни (суббота и воскресенье) в рамках контейнера командировки (заполняется, если активирован МОД "Первичный контейнер командировки” (ModComplexReserveContainer)).

Заполняется, если активирован МОД "Первичный контейнер командировки” (ModComplexReserveContainer)):

• ModComplexReserveContainer_Location – место назначения для расчета аванса;

• ModComplexReserveContainer_DayStart – день начала командировки в формате dd;

• ModComplexReserveContainer_MonthStart– месяц начала командировки в формате mm;

• ModComplexReserveContainer_MonthStringStart – месяц начала командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• ModComplexReserveContainer_YearStart – год начала командировки в формате yy;

• ModComplexReserveContainer_Day – день окончания командировки в формате dd;

• ModComplexReserveContainer_Month – месяц окончания командировки в формате mm;

• ModComplexReserveContainer_MonthString – месяц окончания командировки строкой (например, январь, февраль, … );

• ModComplexReserveContainer_Year – год окончания командировки в формате yy (заполняется, если активирован;

• ModComplexReserveContainer_TotalDays - "Количество дней контейнера" - показывает общее количество дней по контейнеру в соответствии с датой начала и окончания

• ModComplexReserveContainer_TotalDaysWithoutPersonalDays - "Количество дней контейнера за вычетом личных дней" - также считает количество дней по датам контейнера, но вычитает из итоговой суммы дней количество личных дней, указанных в моде B-Trip Авансовые отчёты

• ModComplexAuth_FirstSignerJob - должность первого авторизатора (берётся из справочника кодов с латинским названием “Job”) (Release 13.04.2021)

Таблицы для командировочных документов

AdvanceTable – таблица документа “Авансовый отчёт”:

• Num – номер по порядку;

• DateStartAdvance – начало заказа;

• LocatorOrTicketNumber – бронь или номер билета;

• DocRoute – маршрут (заголовок заказа);

• PriceAdvance – стоимость заказа.

AdvanceExpenseTable - таблица документа “Авансовый отчёт” с группировкой расходов

• Num – номер строки;

• Type – тип расхода;

• Comment – комментарий;

• Count – количеcтво;

• Price – стоимость;

• LocatorOrTicketNumber – номер документа.

• Date - дата расходов

ServiceAssignment – таблица документа “Служебное задание”:

• CodeDepartmentService – департамент пассажира (берётся из справочника кодов);

• JobService – должность пассажира (берётся из справочника кодов);

• LocationService – место назначения (страна, город);

• OrganizationService – организация назначения;

• DateStartService – дата начала командировки;

• DateEndService – дата окончания командировки;

• TotalDayService – всего дней в командировке (число);

• TotalDayService2 – дней в командировке, не считая времени в пути (число);

• OrganizationPayer – организация-плательщик;

• CodeReasonService – основание для командировки – (берётся из справочника кодов).

TransportTable – таблица для услуг “Авиа” и “ЖД”:

• Num – номер строки;

• DateStartAdvance – дата начала поездки;

• TimeStartAdvance – время начала поездки;

• DateEndAdvance – дата завершения поездки;

• TimeEndAdvance – время завершения поездки;

• PlaceStartAdvance – место начала поездки;

• PlaceEndAdvance – место завершения поездки;

• LocatorOrTicketNumber – номер билета или брони;

• DocRoute – наименование заказа;

• ServiceClass – класс обслуживания;

• PriceAdvance – цена на одного пассажира;

• SimpleCode{ReserveCode} – коды всех кодов заказа, где ReserveCode – конкретный код.

TransportRouteTable - таблица направления командировки (маршрута) для услуг “Авиа”, “ЖД”, “Аэроэкспресс“, “Трансферы“

• Direction – направление, может быть «В командировку» и «Из командировки»;

• Num – номер относительно маршрута;

• NumGeneral – номер строки;

• AirportStartAdvance – аэропорт отправления;

• AirportEndAdvance - аэропорт прибытия;

• Type - тип заказа;

• RoutePriceAdvance - стоимость на одного пассажира для каждого направления.

Все остальные теги этой таблицы, TransportRouteTable, аналогичны предыдущей TransportTable за исключением того, что в TransportRouteTable нет тегов кодов заказа. В TransportRouteTable каждый заказ, если в нем больше одного сегмента поездки, разбивается на 2 строчки – В и ИЗ командировки.

HotelTable

• Type - тип заказа;

• Nights - ночи;

• PriceNights - стоимость за ночь;

• HotelName - название отеля;

• HotelCity - город отеля;

• CheckInTime - время заезда (Release 30.03.2021);

• CheckOutTime - время выезда (Release 30.03.2021);

Все остальные теги этой таблицы, HotelTable полностью аналогичны тегам TransportTable.

ModTripPlan_TripPlan - таблица для событий плана командировок:

• EventStartDate – дата и время начала события командировки;

• EventEndDate – дата и время окончания события командировки;

• Name – имя события командировки;

• Description – описание события командировки;

• HotelName – название отеля. Формат: Отель в г. (город) (название отеля);

• DepartureTransport – отправление. Форматы:

  • Самолет (авиакомпания) (рейс) отправление в (дата вылета и время);

  • Поезд № (номер поезда) отправление в (дата и местное время).

• ReturnTransport – обратный рейс. Форматы:

  • Самолет (авиакомпания) (рейс) отправление в (дата вылета и время);

  • Поезд № (Номер поезда) отправление в (дата и местное время).

ComplexAuthTable - таблица для мода Авторизация командировок

• LevelAuth – уровень авторизации

• RequiredSignerFullName – ФИО авторизующего лица

• RequiredSignerEmail – почта авторизующего лица

• AuthorizationStart – время и дата запуска авторизации

• AuthorizationTimeLimit – таймлимит авторизации

• AuthorizationTime – время и дата авторизации

• CommentAuth – комментарий

Замена тегов командировочных документов

Чтобы заменить стандартные теги на конкретные значения в зависимости от кодов, необходимо перейти в настройку “Замена тегов командировочных документов“

Добавить необходимую настройку, выбрав необходимый тег, значение и зависимость от кода

Если командировка содержит указанные коды, то значение тега заменится из настроек, если нет - применится стандартное значение.

Обновленный функционал МОДа (Release 16.05.2023)

В рамках переработки мода «Настраиваемые командировочные документы» был изменен административный интерфейс мода, внешний вид таблицы мода на странице командировки, а также добавлены новые возможности и настройки в функционал мода.
Административный интерфейс мода теперь состоит из двух разделов – общие настройки и настройки шаблонов.

Общие настройки позволяют указать название блока с документами, включить отображение блока при отсутствии подходящих шаблонов, указать местоположение блока на странице командировки:

Раздел с шаблонами содержит список добавленных шаблонов с возможностью поиска и создания новых:

Для шаблонов добавлены новые настройки: “Способ формирования документов”, “Срок действия шаблона с”, “Срок действия шаблона по”.

Настройка “Способ формирования документов” позволяет выбрать одно из трех доступных поведений:
- «только из шаблона» (стандартное поведение)
- «из шаблона и вручную» (стандартное поведение и возможность загрузить в строку шаблона свой файл)
- «только ручная загрузка документов» (шаблон отсутствует, строка с файлом формируется при добавлении через кнопку «Добавить файл» в блоке командировочных документов со своей логикой поведения (см. далее))

Для шаблона со способом формирования «из шаблона и вручную» в строке документа в блоке командировочных документов есть иконка добавления собственного файла:

Ее нажатие ведет пользователя на форму загрузки файла:

После загрузки своего файла, добавляются дополнительные управляющие иконки в строку: возможность сказать свой файл. Также остаются доступны иконки скачивания шаблона и загрузки своего файла

При попытке добавить свой файл в строку, в которую он уже был ранее загружен, на форме загрузки файла появляется сообщение о том, что новый файл заменит предыдущий:

Для шаблона со способом формирования «только ручная загрузка документов» строка по умолчанию в блоке командировочных документов не формируется, но присутствует добавления собственного файла:

Ее нажатие ведет пользователя на форму загрузки файла, на которой необходимо выбрать тип документа и файл:

После загрузки файла для шаблона с таким поведением в блоке командировочных документов добавляется соответствующая строка со своими управляющими иконками.
Если шаблонов с таким поведением больше нет, то кнопка «Добавить файл» недоступна. В строке загруженного файла присутствует кнопка добавления другого файла, ее нажатие инициирует замену ранее загруженного документа.
При удалении файла строка удаляется, а «Добавить файл» снова становится доступна.
При наличии нескольких шаблонов со способом формирования «только ручная загрузка документов» при добавлении файла в выпадающем списке доступны только те типы, по которым еще не было ручной загрузки.

Настройки «Срок действия шаблона с» и «Срок действия шаблона по» отвечают за доступность документа в определенной командировки в зависимости от ее дат.
Например, при указании для документа срока действия шаблона по 15.06.2023 он отображается в командировке со сроками поездки 01-05 июня 2023. При указании для того же документа срока действия шаблона по 15.05.2023 он не отображается в командировке такими сроками поездки. Аналогично срабатывает правило «Срок действия шаблона c».

Также изменился внешний вид блока на странице командировки:
- Добавлен столбец «Тип документа», в котором отображается значение, занесенное в поле «Название» в настройках шаблона
- Управление файлами реализовано через иконки
- Блок отображает список документов для выбранного пассажира в блоке «Участники поездки».

Реализовано следующее поведение для кнопки «Скачать все»: при ее нажатии скачиваются все командировочные документы на выбранного участника поездки. Для строк, в которые были загружены свои файлы, скачиваются они, а не шаблоны, сформированные системой.